En el entorno actual, implementar un Programa de Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismo (PLAFT) efectivo es fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y proteger la integridad de tu empresa. En la República Dominicana, la Ley 155-17 establece las obligaciones y requisitos que los Sujetos Obligados deben cumplir para prevenir el uso de sus operaciones con fines ilícitos.
Este artículo te guiará paso a paso en la implementación de un programa de PLAFT sólido y efectivo, adaptado a las necesidades de tu organización.
- Realiza un análisis de riesgos exhaustivo
La primera etapa para implementar un programa de PLAFT efectivo es identificar y evaluar los riesgos que tu organización enfrenta. Un análisis de riesgos adecuado permite a la empresa priorizar las áreas críticas donde existe mayor vulnerabilidad, y asignar recursos de manera eficiente para mitigar esos riesgos.
Claves para el análisis de riesgos:
- Mapea tus operaciones: Identifica áreas sensibles, como el manejo de grandes volúmenes de efectivo, transacciones internacionales o relaciones con clientes en jurisdicciones de alto riesgo.
- Clasifica a tus clientes y transacciones: Asigna niveles de riesgo a tus clientes, basándote en factores como el sector, el país de origen y el tipo de operaciones que realizan. Esto te ayudará a aplicar medidas de debida diligencia ampliada cuando sea necesario.
- Involucra a todos los departamentos: El análisis de riesgos debe ser una tarea interdisciplinaria, donde se incluyan áreas como finanzas, ventas, legal y cumplimiento.
Tip: Utiliza herramientas tecnológicas para automatizar este proceso y actualizar periódicamente las evaluaciones de riesgo.
2. Desarrolla políticas y procedimientos claros
Un programa de PLAFT efectivo necesita políticas y procedimientos claros y bien documentados que establezcan las reglas del juego dentro de la organización. Se recomienda que las políticas no solo cumplan con las normativas locales, como la Ley 155-17 y la regulación sectorial aplicable (sea la de la banca o el mercado de valores o los sujetos obligados no financieros como los dealers o constructoras), sino también con los estándares internacionales.
Políticas clave a desarrollar:
- Política de Conozca a su Cliente (KYC): Define claramente cómo tu empresa verificará la identidad de sus clientes y beneficiarios finales, y qué procedimientos seguir en casos de clientes de alto riesgo.
- Política de monitoreo de transacciones: Establece procedimientos para identificar transacciones sospechosas y cómo deben ser escaladas dentro de la organización.
- Código de ética y conducta: Asegura que tu personal comprenda las expectativas de conducta y las consecuencias de no cumplir con las políticas de la empresa. El artículo 34 de la Ley 155-17 exige que estas políticas estén bien establecidas.
Recuerda: El Régimen de sanciones disciplinarias es fundamental para mantener la integridad del programa. Este debe ser parte integral del código de ética.
3. Designa un Oficial de Cumplimiento
Uno de los elementos más importantes en la implementación de un programa de PLAFT efectivo es la designación de un Oficial de Cumplimiento. Según la Ley 155-17, este debe ser un ejecutivo de alto nivel con capacidad técnica, encargado de vigilar el cumplimiento de las normativas y ser el enlace con la Unidad de Análisis Financiero (UAF) y el ente supervisor.
Funciones del Oficial de Cumplimiento:
- Supervisar el programa de cumplimiento: Asegurar que todas las políticas se implementen correctamente y se sigan las directrices establecidas.
- Vigilar el monitoreo de transacciones: Detectar y reportar actividades sospechosas de manera oportuna.
- Capacitar al personal: El Oficial de Cumplimiento debe garantizar que todo el personal reciba capacitación continua sobre las normativas y procedimientos de PLAFT.
El artículo 44 de la Ley 155-17 destaca la importancia de este rol y su capacidad para gestionar el cumplimiento de manera efectiva.
4. Capacita a todo el personal de manera continua
Un programa de PLAFT efectivo solo funcionará si todo el personal, desde la alta gerencia hasta los empleados de primera línea, está bien capacitado y comprende las políticas y procedimientos de la empresa.
Estrategias clave para la capacitación:
- Capacitación inicial y continua: Todo el personal debe recibir capacitación cuando se incorpora a la empresa, y luego participar en programas de capacitación continua. El artículo 34 de la Ley 155-17 establece que la capacitación permanente es obligatoria.
- Capacitación diferenciada por roles: Mientras que los empleados de atención al cliente deben recibir formación sobre KYC y las señales de alerta, los oficiales de cumplimiento deben recibir capacitación más especializada que abarque temas avanzados en la prevención del lavado de dinero.
A través de una capacitación adecuada, se crea una cultura de cumplimiento que fortalece la capacidad de la empresa para detectar y prevenir riesgos.
5. Monitorea y revisa el programa regularmente
Un programa de PLAFT no puede ser estático. Las normativas cambian y los riesgos evolucionan, por lo que es fundamental que el programa sea monitoreado y revisado periódicamente.
Puntos clave en el monitoreo:
- Evaluaciones internas y auditorías externas: Es esencial realizar auditorías internas regularmente para identificar fallos o brechas en el programa de compliance. Además, contar con una auditoría externa, como exige la Ley 155-17, te proporcionará una evaluación imparcial sobre la efectividad de tu programa.
- Monitoreo de transacciones en tiempo real: Utilizar herramientas tecnológicas que te permitan monitorear transacciones y detectar actividades inusuales en tiempo real es crucial para evitar que los riesgos se conviertan en sanciones o problemas legales.
El artículo 35 de la Ley 155-17 también subraya la importancia de implementar el programa de cumplimiento en todas las filiales y subsidiarias extranjeras, garantizando que las mejores prácticas sean aplicadas de manera uniforme en toda la organización.
De ahí que, implementar un programa de PLAFT efectivo es un desafío que requiere un enfoque integral, donde el análisis de riesgos, las políticas claras, la capacitación continua y el monitoreo constante juegan un papel fundamental. No es suficiente cumplir con las normativas; es necesario anticiparse a los riesgos y construir una cultura de cumplimiento que proteja la integridad de tu empresa y fortalezca su reputación.
De su lado, automatizar procesos facilita la implementación de un programa de cumplimiento ágil y eficaz. Al seguir estos pasos, estarás en una posición sólida para prevenir actividades ilícitas, cumplir con las normativas locales e internacionales, y garantizar que tu negocio esté siempre un paso adelante en la lucha contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.