En un entorno empresarial cada vez más regulado, el concepto de debida diligencia se ha convertido en un pilar esencial para garantizar la integridad de los negocios. La Ley núm. 155-17 define la debida diligencia como el “conjunto de procedimientos, políticas y gestiones mediante los cuales los sujetos obligados establecen un adecuado conocimiento sobre sus clientes y relacionados, actuales y potenciales, beneficiarios finales y las actividades que realizan”. En otras palabras, se trata de proteger tu negocio mediante la identificación, verificación y monitoreo continuo de quienes están relacionados con tu operación.
Tipos de Debida Diligencia
La Ley 155-17 establece tres tipos de debida diligencia:
- Debida Diligencia Simplificada: Se aplica cuando el nivel de riesgo es bajo. Las medidas de verificación son proporcionales, pero esta modalidad no se permite si existen sospechas de lavado de activos o financiamiento del terrorismo.
- Debida Diligencia Normal: Es el procedimiento estándar que los sujetos obligados deben seguir para conocer y verificar la identidad de sus clientes, proveedores y empleados.
- Debida Diligencia Ampliada: Se aplica en situaciones de alto riesgo, como cuando se trata de personas expuestas políticamente (PEP) o de clientes de sectores particularmente vulnerables. Esta modalidad exige una verificación más exhaustiva y un monitoreo continuo.
Obligaciones Legales para los Sujetos Obligados
Los sujetos obligados —entidades y personas que están legalmente obligadas a implementar procedimientos de prevención de lavado de activos— tienen una serie de responsabilidades clave en cuanto a la debida diligencia:
- Identificación del Cliente: El cliente debe ser identificado, ya sea una persona física o jurídica. Esto incluye verificar su identidad a través de documentos y fuentes confiables.
- Identificación del Beneficiario Final: El sujeto obligado debe identificar quién está detrás de una entidad o estructura jurídica, asegurando que se conoce la verdadera identidad del beneficiario final. Según la referida Ley 155-17, “beneficiario final” es aquella persona física que ejerce el control efectivo final sobre una persona jurídica o tenga como mínimo el 20% de capital de la persona jurídica, incluyendo a la persona física en beneficio de quien o quienes se lleva a cabo una transacción.
- Monitoreo Continuo: Las transacciones deben ser monitoreadas a lo largo de la relación comercial para asegurarse de que son consistentes con el perfil del cliente y su actividad declarada.
- Políticas y Procedimientos de PLAFT (incluyendo criterios de debida diligencia): La ley exige a los sujetos obligados aplicar un enfoque basado en riesgos, que permite categorizar a los clientes en función del nivel de riesgo que presentan. Esto facilita la implementación de controles adecuados y medidas de debida diligencia ampliada cuando sea necesario.
Marco Legal Internacional
La Recomendación 10 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) establece que las instituciones financieras deben implementar medidas de Debida Diligencia del Cliente (DDC) al establecer relaciones comerciales, realizar transacciones significativas, o cuando exista sospecha de lavado de activos o financiamiento del terrorismo. Estas medidas incluyen:
- Identificación y Verificación: Las instituciones financieras deben identificar al cliente y verificar su identidad mediante documentos confiables e independientes.
- Beneficiarios Finales: Es fundamental identificar y verificar a los beneficiarios finales de las transacciones o estructuras jurídicas.
- Monitoreo y Seguimiento: El monitoreo continuo de las relaciones comerciales es esencial para garantizar que las transacciones sean consistentes con el perfil del cliente y su actividad económica.
Estrategias Avanzadas de Verificación para Proteger tu Negocio
Para garantizar que tu negocio cumpla con las normativas y esté protegido contra los riesgos de lavado de activos, es crucial implementar estrategias de verificación avanzadas que vayan más allá de lo básico. Estas estrategias no solo te permiten cumplir con las leyes, sino que también te dan una ventaja competitiva al proteger la reputación de tu empresa y fortalecer su seguridad financiera.
1. Conozca a su Cliente (KYC) de Nueva Generación
El tradicional KYC (Conozca a su Cliente) ya no es suficiente. Hoy en día, las empresas deben usar plataformas de verificación automática que no solo validen documentos, sino que también crucen información en tiempo real con bases de datos globales, listas de sanciones y registros públicos. Herramientas como ComplianceX permiten la identificación de personas políticamente expuestas (PEP), organizaciones vinculadas al crimen y otras entidades de alto riesgo, lo que mejora enormemente la precisión y la rapidez del proceso.
- Implementar una herramienta que realice verificaciones automáticas y periódicas de clientes, cruzando datos con listas de sanciones de OFAC, INTERPOL y otros organismos internacionales, asegurando que la información esté siempre actualizada.
2. Monitoreo de Transacciones en Tiempo Real
El monitoreo continuo ya no es una opción, sino una necesidad. Las herramientas de análisis de datos y los sistemas de inteligencia artificial (IA) están revolucionando cómo se detectan transacciones sospechosas. Estas herramientas pueden analizar miles de transacciones al minuto y detectar patrones inusuales como transferencias de dinero a jurisdicciones de alto riesgo, movimientos inusuales de grandes sumas de dinero, o incluso detectar cambios en el comportamiento de un cliente que puedan indicar un intento de lavado de activos.
- Existen plataformas diseñadas para detectar y alertar sobre actividades potencialmente ilícitas en tiempo real, permitiendo a las empresas tomar medidas inmediatas y evitar sanciones regulatorias.
3. Capacitación Continua y Automatización del Cumplimiento
Es vital que los empleados de los sujetos obligados no solo reciban capacitaciones regulares, sino que también tengan acceso a herramientas automatizadas que les permitan mantenerse al día con las últimas normativas. Las capacitaciones deberían incluir simulaciones de casos reales para que el personal aprenda a identificar situaciones de alto riesgo y cómo actuar de manera rápida y eficiente. En Excelsior, mensualmente impartimos masterclasses exclusivas a nuestra comunidad, sin costo alguno, que abordan los temas más críticos de PLAFT y compliance. Únete aquí.
- La automatización del proceso de capacitación mediante plataformas como Excelsior permite que los empleados reciban actualizaciones y recordatorios automáticos sobre nuevas normativas y mejores prácticas, lo que reduce el margen de error humano.
4. Evaluación de Riesgos Dinámica y Perfiles de Clientes Inteligentes
Una evaluación de riesgos avanzada debe ir más allá de un simple formulario de identificación de cliente. Hoy en día, los sistemas de machine learning pueden evaluar automáticamente el comportamiento financiero de los clientes en función de su historial de transacciones y ajustarse dinámicamente a los cambios. Esto permite que los perfiles de riesgo se actualicen en tiempo real, reduciendo las probabilidades de que actividades sospechosas pasen desapercibidas.
- Utilizars softwares de análisis predictivo que ajuste automáticamente el perfil de riesgo de un cliente cuando detecta cambios en sus patrones de comportamiento o en sus operaciones financieras, permitiendo un enfoque más proactivo.
5. Documentación Electrónica y Blockchain
La Ley 155-17 exige a los sujetos obligados mantener los registros de las transacciones y la documentación por al menos 10 años. Implementar tecnologías de blockchain para almacenar esta información garantiza que los registros sean inmutables y fácilmente auditables. Además, el uso de firmas electrónicas y almacenamiento en la nube facilita el acceso rápido y seguro a la documentación, minimizando el riesgo de manipulación o pérdida de información.
La implementación de estrategias avanzadas de verificación no es solo una cuestión de cumplimiento legal, sino de protección y reputación. Vivimos un mundo donde el crimen financiero es cada vez más sofisticado, y cumplimiento hace mucho tiempo dejó de ser la mera acción y efecto de entregar formularios y llenar papeles; por eso, tu estrategia debe incluir tecnología avanzada, capacitación continua y un enfoque proactivo basado en riesgos.
Los sujetos obligados que adoptan soluciones avanzadas de este tipo no solo mitigan riesgos y evitan sanciones, sino que también ganan la confianza de sus clientes, inversionistas y reguladores. Proteger tu negocio con las herramientas y estrategias adecuadas hoy no es solo una obligación legal, es una inversión en la sostenibilidad y éxito futuro de tu empresa. Recuerda, la debida diligencia no es solo un proceso; es la clave para construir un negocio confiable, seguro y preparado para los desafíos del mañana.