Guía Definitiva para Reportar Operaciones Sospechosas

Importancia del Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)

El manejo y Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) es un componente crucial en la arquitectura de la prevención de delitos financieros, incluyendo el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. En un contexto globalizado, donde el flujo de dinero transnacional y multisectorial es cada vez más complejo, la capacidad de detectar y gestionar estas operaciones se convierte en un elemento esencial de la estrategia de cumplimiento de cualquier sujeto obligado. Esta guía está diseñada para proporcionar un enfoque práctico y exhaustivo en la identificación, análisis y reporte de operaciones sospechosas.

Marco Legal y Normativo

En la República Dominicana, la Ley núm. 155-17 establece el marco normativo para la prevención del lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva (PLAFT/PADM). Junto con las directrices de la Unidad de Análisis Financiero (UAF), las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) y la normativa sectorial, estas regulaciones guían el proceso de Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS).

Definiciones Clave

Es esencial comprender conceptos fundamentales como:

• Sujeto Obligado: Persona física o jurídica obligada al cumplimiento de obligaciones destinadas a prevenir, detectar, evaluar y mitigar el riesgo de lavado de activos, financiamiento del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva (LAFT/PADM).
• Operación Sospechosa: Transacción, efectuada o no, compleja, insólita o significativa, que no tiene un fundamento económico o legal evidente, o que genera sospechas de estar involucrada en el LAFT/PADM o en algún delito precedente.
• Delito Precedente: Delito que genera bienes o activos susceptibles de lavado de activos.

Identificación y Análisis de Operaciones Sospechosa

• Indicadores de Riesgo y Herramientas de Detección:

Los sujetos obligados deben considerar tanto las señales de alerta tradicionales como otros indicadores de riesgo más avanzados, entre ellos:

• Enfoque Basado en Riesgos: Segmentación de clientes y transacciones con base en perfiles de riesgo actualizados mediante el uso de algoritmos y tecnologías como inteligencia artificial y machine learning para la detección de patrones inusuales.
• Modelos Predictivos: Implementación de análisis predictivo para anticipar operaciones sospechosas antes de que sean efectuadas, identificando correlaciones históricas y patrones comunes.
• Aplicación de Redes de Relacionamiento (Social Network Analysis): Mapeo y comprensión de las conexiones entre personas físicas y jurídicas para detectar estructuras complejas de lavado de activos.

• Recolección y Evaluación de Datos:

Una operación sospechosa no puede ser evaluada adecuadamente sin una comprensión integral del contexto y los datos asociados a ella. Para esto, se deben considerar los siguientes aspectos:

• Análisis de Contexto Macro y Microeconómico: Evaluación de circunstancias económicas, políticas y sociales tanto a nivel global como nacional que puedan influir en el comportamiento de los clientes y sus transacciones.
• Dinamización del Perfil del Cliente: Implementación de sistemas de monitoreo en tiempo real ajustados a los perfiles de los clientes, basados en cambios en el comportamiento transaccional y otros factores relevantes.
• Utilización de Inteligencia de Negocios y de Mercado: Uso de bases de datos globales y locales para cruzar información sobre empresas, individuos y sus operaciones, proporcionando una visión integral de cada caso.

Evaluación de la Legitimidad de la Transacción

El primer paso en la evaluación de una transacción sospechosa es determinar su legitimidad mediante la valoración de los siguientes aspectos:

1. Origen de los Fondos y Justificación:
   • ¿Cuál es la fuente directa de los fondos involucrados en la transacción?
   • ¿El origen de los fondos ha sido verificado y coincide con lo declarado por el cliente?
   • ¿Existe alguna incongruencia entre la documentación de origen de fondos y la capacidad financiera del cliente?
   • ¿Cuál es el propósito declarado de la transacción? ¿Es consistente con la actividad comercial del cliente?
   • ¿Se ha proporcionado documentación que respalde lo propio (facturas, contratos, cartas laborales, EEFF, etc.)?
2. Coherencia e Histórico Transaccional:
   • ¿Esta transacción se alinea con el perfil del cliente?
   • ¿Está asociada con algún evento inusual en la relación comercial del cliente?
   • ¿Sigue un patrón similar a otras transacciones realizadas por el cliente?
   • ¿El cliente ha sido claro en la naturaleza de los fondos?
3. Contextualización Externa:
   • ¿Quiénes son las partes involucradas en la transacción, además del cliente?
   • ¿Existen vínculos entre terceras partes y cualquier entidad o individuo considerado de alto riesgo o que se encuentre en listas de sanciones?

Consideraciones Adicionales en la Evaluación

Si no se alcanza claridad y certeza en el proceso de evaluación de la legitimidad de la transacción, se deben considerar otros elementos como:

1. Análisis Jurisdiccional:
   • ¿La transacción involucra jurisdicciones de alto riesgo o no cooperantes?
   • ¿Existen conexiones con países sancionados o de alto riesgo para LAFT/PADM?
2. Patrones y Comportamientos Transaccionales:
   • ¿Se observa un patrón de estructuración para evitar reportería?
   • ¿Hay transacciones múltiples realizadas en un corto período sin justificación clara?
3. Monitoreo y Alertas:
   • ¿El sistema de monitoreo transaccional ha emitido alguna alerta relacionada con la operación?
   • ¿Se han detectado alertas recurrentes en un corto* período de tiempo? (*Un corto período de tiempo puede variar según la naturaleza y el volumen de la actividad comercial del Sujeto Obligado, pero un intervalo de 1 a 3 meses suele ser adecuado para evaluar la recurrencia de alertas sospechosas.)
4. Relacionamiento:
   • ¿La transacción involucra partes que no han sido debidamente identificadas o que tienen antecedentes judiciales conocidos?
   • ¿Existen conexiones no usuales entre las partes involucradas en la transacción?

Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)

Una vez confirmada la sospecha en la operación, la Ley 155-17 obliga a notificar un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) en un plazo máximo de 5 días hábiles desde que se realiza o intenta la transacción. Este ROS debe enviarse a través de la plataforma goAML (https://goaml.uaf.gob.do/Home) siguiendo las directrices de la Guía de Calidad para los ROS publicada por la UAF (https://www.uaf.gob.do/index.php/publicaciones/manuales-e-instructivos/category/68-guias-ros).

Es vital reunir toda la documentación relevante y asegurarse de cumplir con las políticas internas, los lineamientos de la UAF y la regulación aplicable. La plataforma de la UAF solicitará datos específicos como Monto de la Transacción, Sucursal, ID (cédula o pasaporte), y Actividad Económica, entre otros. A continuación, se ofrece un ejemplo de estructura y redacción del ROS:

Estructura y Redacción del ROS

1. Narrativa: Describe detalladamente la transacción sospechosa, incluyendo:
   • ¿Qué ocurrió? Descripción de la transacción.
   • ¿Quiénes están involucrados? Identificación de las partes involucradas.
   • ¿Cuándo ocurrió? Fechas y tiempos específicos.
   • ¿Dónde ocurrió? Ubicación geográfica de la transacción.
   • ¿Por qué es sospechosa? Explicación de por qué la transacción es inusual o sospechosa.
2. Documentación de Soporte: Anexa todos los documentos que respalden la narrativa, incluyendo:
   • Cédula de Identidad o Pasaporte, RNC u otro documento relacionado con la identidad de la persona natural o jurídica.
   • Documentos relacionados con el proceso de Debida Diligencia.
   • Contrato de Compra/Venta, Alquiler u otra transacción que haya generado sospecha.
   • Referencias bancarias y/o comerciales.
   • Documentos relacionados con el perfil transaccional de la persona reportada.
3. Confidencialidad:
   • Es obligatorio mantener en secreto la elaboración del ROS y su investigación, según la Ley 155-17 y la Recomendación 21 del GAFI.
   • Revelar esta información, incluso a auditores internos o externos, es una falta grave con sanciones administrativas y penales.
   • Es importante proteger la identidad del empleado, directivo o agente que haya elaborado el ROS.

Post-Elaboración del ROS y Mejora Continua: Estrategias Avanzadas para la Gestión de Riesgos y Cumplimiento

1. Revisión Interna Estratégica:
   • Verificación Integral: Antes de enviar el ROS, realiza una revisión exhaustiva, enfocándote no solo en la precisión de los datos, sino también en la coherencia estratégica de la narrativa. Esta revisión debe involucrar a un equipo multidisciplinario de cumplimiento, asegurando que el reporte no solo cumpla con los requisitos normativos, sino que también refleje un análisis profundo y una comprensión estratégica del riesgo asociado.
   • Documentación y Archivo Seguro: Implementa un sistema robusto para el registro y archivo del ROS, asegurando que la información esté protegida y accesible solo para personal autorizado. Este sistema debe estar diseñado para soportar auditorías internas y externas rigurosas, proporcionando evidencia clara de cumplimiento.
2. Gestión Interna de Riesgos:
   • Implementación de Medidas Correctivas: Tras la presentación del ROS, realiza una evaluación crítica del riesgo residual y adopta medidas correctivas inmediatas. Estas pueden incluir desde ajustes en las políticas de cumplimiento hasta la terminación de relaciones comerciales de alto riesgo, basadas en un análisis detallado de la exposición a riesgos financieros y reputacionales.
   • Coordinación con Autoridades y Colaboración en Investigaciones: Mantén una comunicación constante y estratégica con la UAF y otras autoridades competentes. Esta colaboración no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también posiciona a la institución como un aliado clave en la lucha contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
3. Capacitación Continua y Desarrollo de Competencias Técnicas:
   • Formación Especializada en Cumplimiento y Detección de Riesgos: Desarrolla programas de capacitación avanzada que aborden no solo las regulaciones actuales, sino también las técnicas más sofisticadas de detección de delitos financieros, incluyendo el uso de inteligencia artificial y análisis predictivo.
   • Simulaciones Realistas y Análisis de Casos: Implementa simulaciones avanzadas y análisis de casos reales, permitiendo a los equipos de cumplimiento aplicar sus conocimientos en situaciones que emulen los desafíos más complejos y actuales del mercado financiero.
   • Promoción de una Cultura de Cumplimiento Proactiva: Fomenta una cultura organizacional donde la transparencia, la ética y la rendición de cuentas sean pilares fundamentales. Esto debe ser liderado desde la alta dirección, asegurando un compromiso tangible con el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.
4. Mejores Prácticas en la Reportería y Optimización del Cumplimiento:
   • Monitoreo Continuo con Tecnología de Vanguardia: Implementa sistemas de monitoreo continuo que utilicen las últimas innovaciones en tecnología, como la inteligencia artificial y el machine learning, para detectar patrones inusuales en tiempo real y anticipar posibles amenazas.
   • Auditorías Internas y Revisión de Controles: Realiza auditorías internas periódicas y ajusta los controles internos para reflejar las lecciones aprendidas de cada caso de reporte. Esto debe incluir una revisión crítica de los procedimientos de detección y reporte, asegurando una mejora continua y adaptativa.
   • Innovación en Herramientas Analíticas: Incorpora herramientas analíticas avanzadas que permitan una mayor precisión y efectividad en la detección de operaciones sospechosas, mejorando significativamente la capacidad de la institución para gestionar riesgos complejos en un entorno dinámico.

Ejemplos Prácticos y Estudio de Casos Hipotéticos

Caso 1: Transacciones Inusuales en Inversiones Seguras S.R.L. Detectadas por Banco Solidez S.A.

Contexto:
Banco Solidez S.A. comienza a notar un patrón inusual en las transacciones de una empresa cliente, Inversiones Seguras S.R.L., que se dedica a la gestión de inversiones. Esta empresa ha estado realizando transferencias electrónicas frecuentes y de montos elevados, que no corresponden con su historial transaccional habitual. Los montos, que oscilan entre US$100,000 y US$250,000, provienen de múltiples cuentas abiertas por individuos hace menos de 90 días y se envían a cuentas bancarias en Jamaica y Haití.

Indicadores Sospechosos:

1. Incremento significativo en el volumen y frecuencia de transacciones sin una justificación clara.
2. Transferencias hacia jurisdicciones de alto riesgo.
3. Aparición de múltiples cuentas nuevas asociadas a transacciones de gran volumen sin historial previo.

Acciones:

1. Monitoreo y Análisis: El sistema de monitoreo de Banco Solidez S.A. detecta el aumento en el volumen de las transacciones y sugiere una revisión. El Oficial de Cumplimiento inicia un análisis detallado del historial transaccional de Inversiones Seguras S.R.L. y de las cuentas vinculadas.
2. Investigación y Comunicación: Banco Solidez S.A. se comunica con Inversiones Seguras S.R.L. para obtener explicaciones sobre la naturaleza de estas transacciones, pero las respuestas son vagas y no justifican los movimientos. Se recopilan y analizan los registros de transacciones y se realiza una evaluación del riesgo asociado a las jurisdicciones involucradas.
3. Elaboración del ROS: Ante la falta de justificación adecuada y el alto riesgo identificado, el Oficial de Cumplimiento elabora un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) que es presentado a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) para una investigación más profunda.

Lección:
Este caso ilustra cómo un banco, como Sujeto Obligado, debe estar atento a patrones inusuales en las transacciones de sus clientes, especialmente cuando involucran jurisdicciones de alto riesgo y montos significativos. La vigilancia y el reporte oportuno son esenciales para prevenir el lavado de activos.

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Caso 2: Corrupción y Lavado de Activos en la Constructora Altos del Sureste S.A. desde la Perspectiva de un Dealer

Contexto:
Altos del Sureste S.A., una constructora boutique especializada en proyectos residenciales y comerciales de mediana escala, realiza una serie de transacciones inusuales con un dealer de vehículos, Rodando Fino S.R.L. La constructora ha comprado 33 vehículos de lujo en efectivo el último mes, sin financiamiento, lo cual no es común para una empresa de construcción de este tamaño. Además, los pagos provienen de cuentas recientemente abiertas y la cantidad de vehículos adquiridos no parece corresponder a las necesidades operativas de la empresa.

Indicadores Sospechosos:

1. Compras en efectivo de vehículos de lujo, sin financiamiento, por una empresa cuyo perfil no justifica tales adquisiciones.
2. Pagos provenientes de cuentas nuevas sin historial previo de actividad financiera significativa.
3. Adquisición de un número excesivo de vehículos que no parece estar alineado con las operaciones comerciales habituales de una constructora de mediana escala.

Acciones:

1. Detección y Monitoreo: Rodando Fino S.R.L. detecta la inusual frecuencia y magnitud de las compras de vehículos de lujo por parte de Altos del Sureste S.A. a través de su sistema de monitoreo de transacciones. El Oficial de Cumplimiento del dealer identifica que las compras son atípicas para una empresa del sector de la construcción.
2. Investigación y Comunicación: El dealer contacta a Altos del Sureste S.A. para obtener una explicación sobre las compras, pero las respuestas son vagas y no justifican las adquisiciones. Se revisan los antecedentes financieros de la constructora y se identifican transferencias recientes a cuentas en el extranjero.
3. Elaboración del ROS: Debido a la falta de justificación y al riesgo potencial de lavado de activos, Rodando Fino S.R.L. elabora un Reporte de Operación Sospechosa (ROS) que es presentado a la Unidad de Análisis Financiero (UAF) para una investigación más amplia.

Lección:
Este caso subraya la importancia de que los dealers de vehículos, como Sujetos Obligados no financieros, estén atentos a las transacciones inusuales de sus clientes corporativos, especialmente cuando las compras no se alinean con el perfil operativo de la empresa y hay indicios de posible lavado de activos.

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Adoptando un Enfoque Proactivo en la Prevención de Delitos Financieros

El manejo de operaciones sospechosas es una responsabilidad continua y crítica para la estabilidad del sistema económico de la República Dominicana. La mejora constante y la adaptación a nuevas amenazas no solo protegen la integridad financiera, sino que también refuerzan la confianza en nuestras instituciones.

El entorno regulatorio y de cumplimiento evoluciona rápidamente, impulsado por avances tecnológicos y el creciente sofisticación de las amenazas. Por lo tanto, el manejo de operaciones sospechosas debe ser percibido no solo como una obligación normativa, sino como una estrategia clave en la defensa de la economía y la sociedad. Al adoptar un enfoque técnico, riguroso y adaptable, los Sujetos Obligados pueden anticipar y contrarrestar eficazmente los delitos financieros, asegurando tanto su estabilidad como la del sistema económico y comercial en su conjunto.